課程背景

數(shù)百年來，各行各業(yè)都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業(yè)，也是當今很多年輕人向往的職業(yè)。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業(yè)的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業(yè)化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業(yè)文秘工作面設計，通過兩天系統(tǒng)化的梳理和強化，相信會給您最專業(yè)的職業(yè)指導。

課程目標

1、了解專業(yè)秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望； 2、學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理； 3、學習職場中的人際關系處理與溝通協(xié)調技巧，成為上司的得力助手； 4、學習專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業(yè)的形象。

課程大綱

**講：專業(yè)秘書/助理的角色認知

一、專業(yè)秘書/助理的定義與職業(yè)價值

1、行政人員的角色扮演：管家、助手、人際

2、企業(yè)需要什么樣的行政人員

二、認清秘書/助理的十四項職責

三、專業(yè)秘書/助理必備的技能與素質

四、準確自我定位

初級：事務性文員

中級：事務性文員 協(xié)助管理

高級：獨立管理 事務處理

五、專業(yè)秘書/助理的工作法則

1、擺正位置

2、積極主動

3、細心準確

4、嚴守機密

5、誠懇有禮

第二講：如何提升文秘工作效率

一、高效率的文檔管理技巧

1、文檔管理的方法、原則及流程

2、高效名片管理-大大提升老板業(yè)務能力

3、如何運用信息科技進行客戶關系管理

4、高效助理秘書必備之文書管理技巧

5、如何成為全方位信息整合工作者

二、如何為上司與自己管理時間

1、80/20原理的應用

2、優(yōu)先級的排定

3、避免秘書人員的時間管理陷阱

4、如何優(yōu)化上司的時間安排

三、會議管理技巧

1、會議 ( 活動 ) 的種類

2、會議的流程管理：會前準備;會中協(xié)助;會后管理

3、會議記錄訓練

四、上司出差行程管理技巧

1、行前安排

2、為上司搜集資料

3、制定完備行程表

第三講：專業(yè)秘書/助理人際溝通技巧

一、成功溝通的秘訣

1、溝通的定義

2、溝通的雙向性

3、保證溝通成功的三原則

二、有效職場溝通技巧

1、人際風格的類型：DISC工具導入

2、如何與上司溝通

3、如何與同事溝通

4、如何與客戶溝通

三、上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招

1、積極傾聽

2、同理心

3、正向引導法

4、贊美法

第四講：專業(yè)秘書/助理的形象塑造

一、女性行政人員的著裝要求

1、職業(yè)裝的選擇

2、鞋、襪、包的搭配

3、巧用首飾、絲巾及其它配飾

二、男性行政人員的著裝要求

1、公務西裝的選擇

2、穿西裝的十大誤區(qū)

3、襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配

三、專業(yè)秘書/助理的場合著裝

1、正式嚴肅的會議場合

2、商務休閑的辦公場合

3、優(yōu)雅從容的社交場合

四、合宜的儀表修飾

1、化妝、修面、發(fā)型

五、專業(yè)的儀態(tài)

1、站、坐、走、蹲、手勢、微笑

第五講：專業(yè)秘書/助理的禮儀與應對技巧

一、商務用語禮儀

1、交談禮儀

2、接打電話禮儀與技巧

3、電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等

二、商務往來禮儀

1、專業(yè)的接待態(tài)度

2、招呼技巧

3、介紹時的原則

4、握手技巧

5、交換名片

6、行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀

7、不同的送客方式

8、拜訪的宜與不宜

9、饋贈禮儀

三、商務餐飲禮儀

中式：請客吃飯的藝術;桌位;點菜;上菜順序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶

西式：桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐

第六講：結束語

一、分享與回顧