采購管理流程 內訓

一、采購計劃流程說明

目的：

適用于公司所有的的原材料、設備、備品備件和各種生產及非生產性低值易耗品等物料（不包含辦公用品采購）的月度采購計劃的編制、審核及下達；保證采購預算對采購計劃的指導作用，確保對于預算外的采購計劃經過適當的審批，有效降低不必要的采購成本確保采購計劃數量和時間上都可以及時滿足生產經營的需求。

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：生產部  財務部  

參與部門: 生產部  財務部

流程說明：

生產部下達月度生產計劃，計劃分解到周，每月25日下發下月《生產計劃表》到倉庫；

倉庫接收《生產計劃表》在兩個工作日內根據庫存狀況，將計劃轉化為《物料需求計劃表》下發到采購：

采購在接收到《物料需求計劃表》，兩日內根據采購周期和需求特性制定《采購計劃表》報財務審核；

財務接收到《采購計劃表》后，壹日內根據生產計劃和庫存進行審核；

采購在收到財務審核**的《采購計劃表》后，實施采購作業。

附件：

《采購計劃表》

《物料需求計劃表》

二、合格供應商管理流程說明

目的：

為了穩定供應商，建立長期互惠供求關系，向公司長期供應原輔材料、零件、部件及提供配套服務的廠商。

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：技術部  研發部  

參與部門: 采購部  品管部  技術部  研發部  生產部

流程說明：

采購部依照公司正常性生產原材料或非正常性生產的原材料，由技術部/研發部提供的技術標準，采購部利用各種管道尋找供應商。

采購部對初選供應商分別記錄并做出《 供應商調查表 》、對供應商員工、生產能力、認證證書、產品檢驗報告等。

對合乎要求采購部組織技術部、研發部 、品管部、 生產部對供應商進行初步評審。

初步評審未經**則返回重新尋找供應商，經**后進行小批量試制，試制產品經技術、品管、研發鑒定，未經**則重新要求供應商試制，試制三次不合格，則重新尋找供應商；鑒定經**，采購部組織進行現場考察，現場考察合格后，進行小批量試產，試產三次不合格，則重新尋找供應商，**后納入《 合格供應商名錄表》。

日常采購部按供應商管理辦法進行考核

附件：

《供應商調查表》

《合格供應商名錄表》

《供應商年、季度評審表》

三、生產物料采購流程說明

目的：

規定物料采購流程，為了保證購買性價比更好的物料和保證物料的保質保量按期交貨。

規定采購合同評審的流程，確保物料采購合同有效性和實用性。

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門： 品管部   

參與部門: 采購部 供應商 品管部  財務部

流程說明：

倉庫根據《采購計劃表》編制《申購單》，經財務審批，總經理審核傳至采購部；

采購部根據申購單，判斷物品是否特殊采購，選擇供應商下達《采購訂單》或合同；

《采購訂單》或《采購合同》下達后，采購人員對供貨周期進行跟蹤；

貨物送到后，采購人員攜物品開《驗收入庫單》送至品質管理部檢驗（驗收單一式五聯：存根聯、財務聯、倉庫聯、核算聯、檢驗聯）；判定為不合格品走不合格品控制流程，合格產品辦理入庫作業。

附件：

《申購單》

《采購合同》

《驗收入庫單》

四、外協采購流程說明

目的：

為了確保本公司外購產品均能符合適質、適時、適價并適時供應本公司銷售計劃所需產成品優質的品質及售后服務之合格外協廠商。 

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：品管部  

參與部門: 采購部  品管部   財務部 

流程說明：

采購人員根據采購計劃,判斷物資是否需要外協采購，如需外協采購，進行詢價、比價、議價流程；

形成比價單后報財務審批；

確定外協供應廠商，外協廠商的確認需組織品管部、技術部等共同參加；

采購與其外協廠商簽訂協議書（包括供貨合同和品質保證書），進行采購作業。

附件:

采購合同表

比價單

五、采購付款流程說明

目的：

適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產的所有采購與付款。

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：財務部   

參與部門: 采購部   財務部 總經理

流程說明：

采購物資經檢驗合格入庫，要求供應商開具發票（增值稅專用發票或普通）與驗收入庫單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發票手續。

編制付款申請單，先由部門部長審核然后交至財務部長審核無誤后呈交總經理審批；未經審批則返回重新核對。

總經理審批**后將付款申請單交至財務部安排付款、發票核銷。

附件：

付款申請單

六、采購預付款流程說明

目的：

適用于公司的除費用外的所有付款,包括但不限于購買材料,低值易耗品,固定資產的所有采購與付款。

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：財務部   

參與部門: 采購部   財務部

流程說明：

編制《預付款申請單》，先由部門部長審核然后交至財務部長審核無誤后呈交總經理審批；未經審批則返回重新核對。

總經理審批**后將預付款申請單交至財務部安排付款。

采購物資經檢驗合格入庫，及時跟催并要求供應商開具發票（增值稅專用發票或普通）與驗收入庫單核對無誤后同申購單、驗收入庫單辦理報銷發票手續。

附件：

付款申請單

七、原材料入庫流程說明

目的：

對本公司進料的數量進行控制，確保進料數量準確，滿足生產的需要。 

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：倉庫  

參與部門: 采購部     財務部

流程說明：

倉庫根據采購人員送達的驗收入庫單點收貨物（只限于合格產品），核對是否有誤，無誤后倉庫按指定的區域儲放。若是生產急料，倉管可放生產備料區。

點收完畢，辦理記賬手續，同時登記ERP，月末將相關票據傳遞至財務。

附件：

驗收入庫單

八、原材料出庫流程

目的：

對所有原材料出庫工作的規范化管理，滿足生產的需要。

流程角色：

主導部門：倉庫

配合部門：生產部 

參與部門: 倉庫   財務部

流程說明：

倉庫所有材料出庫，均需憑有效之《領料單》予以發料。

生產部領用材料,倉庫憑生產技術部門的用料定額和生產部負責人簽發的領料單發料。

發料完畢，辦理記賬手續，同時登記ERP，月末將相關票據傳遞至財務。

附件：

領料單

九、成品（含外協）入庫流程說明

目的：

對本公司成品、外協品入庫要求及規范化管理，滿足出貨的需要。

流程角色：

主導部門：倉庫

配合部門：生產部 

參與部門: 倉庫     財務部

流程說明：

所有成品入庫，倉庫根據《入庫單》點收貨物，核對是否有誤，按指定的區域、產品的分類堆放。若是急發貨，倉管可安排暫放在待發貨區。

點收完畢，辦理記賬手續，同時登記ERP，月末將相關票據傳遞至財務。

附件：

入庫單

十、成品出庫流程說明

目的：

對公司出貨進行控制，確保出貨準確無誤，防止成品品質在出貨前發生變異。

流程角色：

主導部門：商務部

配合部門：倉庫   生產部

參與部門: 采購部  財務部

流程說明：

倉庫接到經審核的《發貨通知單》后，應及時辦理相關出庫手續；

開具《出門證》經綜合部審核后會同貨物發給運輸單位；

發貨完畢，辦理記賬手續，同時登記ERP，月末將相關票據傳遞至財務。

附件：

發貨通知單

送貨單

出門證

十一、呆滯料管理流程說明

目的：

對公司生產經營過程中產生的呆滯料進行及時有效的預防控制和處理。防止庫存資金積壓，提高物料儲存能力、提高存貨周轉率，促進公司資金的良性運作。 

流程角色：

主導部門：采購部

配合部門：技術部  品管部  

參與部門: 采購部  品管部  技術部  財務部

流程說明：

定義：呆滯料是指入庫時間達到或超過6個月，沒有使用的原材料或沒有發貨的產成品

倉庫負責提供《呆滯料報表》，配合相關部門作好呆滯料處置工作，包括可回收利用的呆滯料的更換以及外協物料產生的呆滯料返工返修、退換等聯系工作。

采購部依照呆滯料報表組織技術部、研發部、品管部、進行初步確認是否報廢或保留、是否可以轉售。

采購部將《呆滯料報表》呈總經理審批。

倉庫應根據處理結果對呆滯料出庫報廢或轉售及記錄臺賬。

財務部負責對呆滯料處置過程的監控、核價、評估及賬務處理等工作。

附件：

《呆滯料報表》